システムを運用するために事前に必要なデータ
- 演題データの登録
umin のような演題受付システムが提供する CSV ファイル
発表演題には、複数の画像を扱うこともできます。 - 査読者と査読演題の登録
“漢字での苗字”,”漢字名前”,”ひらがなでの苗字”,”ひらがなでの名前”,”E-MAIL(半角英数字)”,”査読演題番号1,査読演題番号2,…査読演題番号n”
の CSV をご用意いたでけると、査読者に査読演題を割り振ることが可能です。 - 評価項目の登録
評価項目と採点を、入力することができます。 - 送信メールアドレスの登録
特に指定がない場合、このシステムから発信されるメールは、すべて、{学会名省略記号}@ibmd.jp からとなります。
メール発信を行うことから、メールアドレスの間違いや査読者からの問い合わせで返信される場合があります。この場合、査読担当者への転送処理が可能です。
また、送信メールアドレスを独自ドメインで、たとえば、sadoku@gakkai-name.com などをご利用したい場合は、お申し付けください。
- 査読終了日時
上記4項目がシステムに入力されると、査読を開始できる状態となります。
査読終了日時は、この日時をすぎると、査読入力はできなくなります。
[査読者と査読演題の登録]と[査読項目の入力]は、管理画面から設定できます。[演題データの登録]は自由度が高いことから、システムに導入するには、このシステムで運用できるようデータの変換処理が必要となります。この変換処理は手作業となっており、データを頂いてから、このシステムに変換する時間として約3営業日頂いております。あらかじめ、ご理解の方よろしくお願いします。
査読依頼者へのメール設定と送信
上記4つの登録が整うと、査読者へ査読するサイトの URL をメール通知することで、査読が実施できます。
- メール文章設定
査読者全員に送信できるメール件名、本文を、査読者の氏名やメールアドレスの欄が入れ変わる形のテンプレートを、自由に登録できます。 - メール送信
特に指定がない場合、{学会名省略記号}@ibmd.jp から、査読者全員に一斉送信が可能となります。
査読者の e-mail が間違っていて受け取り人なしで、返信された場合、{学会名省略記号}@ibmd.jp へメールは返信されますが、{学会名省略記号}@ibmd.jpへのメールは事務局へ転送設定をすることができます。
事務局ドメインからメール送信したい場合、事務局ドメインのメール送信情報をご提供いただければ、可能となります。ご相談ください。
査読者へ送信される査読演題と評価入力の URL 通知は、このメール送信で通知されます。
このメール送信は、査読者全員へ一括送信と特定の査読者だけに個別送信が、管理画面から行うことができます。
査読者へ届いたメール文面の査読 URL をクリックした段階で、査読は開始されます。実際の査読入力作業は、一般の PC (Windows 7, 8, 10, Macintoshi), タブレット(iPad, Android tablet) での入力が可能です。
査読の開始
査読者にメールが届くと、そこに記述されている URL は、査読者ごとに生成された乱数で構成され、他との重複はなく、このメールを受信した方以外には、わからない URL となっています。
このため、特に、査読者には、ログイン・パスワードは必要なく査読項目の演題評価を開始できます。
また、前述の査読者の登録で、査読者と査読演題は、1対多の対応ができており、査読者には運営側で指定された応募演題の査読しか行う必要はありません。
査読の実施中
査読者の査読完了状況は、管理画面から把握することができます。
査読締め切りが近ついた時、まだ、査読が完了していない査読者へ、査読を促すメールを、査読者選択方式で、送信することが可能です。
査読の締め切り
査読終了日時を経過しなくとも、下記3項目のデータは、開催中でも現状のデータとして取得することが可能です。
- 査読者別採点 CSV
査読演題に対して、査読者が、各評価項目に何点をつけたかがリストされます。 - 査読演題別 CSV
1 査読者に複数の査読者がいる場合、査読演題別に、査読者の数、査読者の平均値、標準偏差、中央値がわかります。 - 査読演題別任意リスト
査読演題番号の羅列を入力していただけると、入力された演題番号順に、
査読者の数、査読者の平均値、標準偏差、中央値
がリストされ、最後に全体集計ができます。この機能は、エクセルなどの表にまとめる時便利な機能となります。
上記3項目は、CSV 経由でエクセルで加工が可能です。理事会審査資料として作成することが可能となります。